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关于强化商业银行行政印章管理的建议

来源:未知作者:小艾 日期:2020-04-08 浏览:
行政印章,行之重器,是商业银行对内对外行使权力、许诺义务的凭证。行政印章使用,具有高度的严肃性,稍有不慎就会产生不必要的经济及其他纠纷,对商业银行声誉造成极大负面影响,甚至引起数以亿计的国有资产损失。因此,要从防范重大风险的极端重要性出发,在全行范围内进一步树立法律意识和合规意识,坚持制度性、审慎性、独立性原则,严格落实涉印管理、用印审批等各项规定,坚决管住用好行政印章。
 
一、高度重视涉印案件中暴露的风险
 
近年来,金融“严监管”成为关键词。2017年,某股份制商业银行曝出“侨兴案”,员工与外部人员内外勾结、私刻公章、违规担保,涉案金额120亿元,其中银行业金融机构约100亿元,最终被银监会开出7.22亿元的巨额罚单,刷新了银监会千万元罚单的记录,亿元级罚单出现。由此可见,监管部门大浪淘沙已是大势所趋,小印章一旦管理失当,必定会引起大问责,让金融机构发展在一段时间内背上难以翻身的“五指山”。从近两年中国银行业曝光的一些涉印案件可以看出:一是杀伤力大。以“萝卜章”为纽带的内外勾结频频出现。银行内部员工以工作人员身份使用“萝卜章”骗取客户、骗取银行资金,产生了“假章真用”的问题,又往往构成表见代理,给商业银行带来严重的资产损失和声誉风险。二是集中性高。在业务上,主要集中在票据和理财等专业要求较高的领域。在层级上,主要集中在基层分支机构。可见,从上层管理中心到基层经营中心,制度执行力因业务的具象、考核的加压、盈利的驱动而层层衰减,导致“重业务轻内控”问题发生。而在与客户“面对面”的经营第一线,印章使用频次高,鉴伪能力和技术有局限,且有了银行工作人员身份的信用加持,犯罪行为更易得逞。三是潜伏期长。涉印案件往往是其他案件的伴生风险,很多还是慑于领导权威的“人情章”,作案手法隐蔽,往往因外部纠纷、诉讼甚至舆情才发现,这为内部控制事前防范提出了严峻的课题。
 
二、行政印章使用中存在的问题
 
(一)行政印章用印事项需要进一步规范。行政印章大量使用于信贷业务,农行C3系统(信贷系统)业务审核与用印审核存在系统割裂,印章保管人员因业务素质短板,对信贷业务的材料真实性仅能根据系统上传文档作审核。而信贷和信用卡业务,涉及业务用印资料较多,用印数量较大。以房贷业务、特约商户协议批零用印为例,很难要求经办人员将相关资料全部扫描上传系统。否则既影响效率,用印管理人员又没有足够时间一一审核。此外,目前还无相对精细化的用印事项界定表,一些可用文档上下传递、负责人签字代替的事项也往往通过用印形式来进行,直接增加了印章保管人员的工作量。此外,一些出国证明、收入证明、工作证明没有规定格式,也可能存在法律风险。
 
(二)印章管理人员素质需要进一步提高。部分行印章使用量大面广,印章保管人员往往年龄较大,且兼职收发文、费用报销、档案整理等工作,在用印材料真实性审核时难以做到尽职尽责。目前,行政印章管理均能做到“双人用印”“双人双锁保管”“三铁一监”,但由于人员短缺落实第三人监印有一定难度。印章管理人员不是专业条线人员,仅能对用印流程、用印材料一致性作合规审查,无法有效识别用印材料中存在的瑕疵和问题。遇到量大的批量用印事项,印章保管人员很难做到逐页逐句审查,对关键性条款和金额也没有专业能力进行鉴别,存在合同条款、金额篡改的潜在风险。由于上级行缺少统一的用印事项法务培训,用印管理人员专业素质不高。A岗专管人员请休假后,B岗人员材料审核能力也相对欠缺。
 
(三)用印系统科技支撑需要进一步改进。目前,用印流程需要在智能办公门户(iTable)完成,全部在内网系统操作。但用印审批人员因出差、培训、会议等,很难在工作时间长时间守候在办公电脑前,给用印审批带去效率负效应。为了提高效率,部分行存在委托授权、未批先用的问题,关键审批人在材料真实性关口失守,存在瑕疵。此外,在实际操作中,经办人员反映审批流程无法做到类似C3系统一样逐级自动上报审批,每次提交审批均需返回用印经办人后再次提交,导致用印申请人员在流程过程中被“绑”定在内网和办公电脑上,影响了工作效率。此外,社会上“萝卜章”案件频发,而外部人员是难以鉴别银行内部行政印章真伪。农行可尝试建立涵盖全行行政印章的鉴伪系统供外部人员查询。
 
(四)用印合规性意识需要进一步提升。有的用印申请人员还存在“用印流程繁琐、阻碍业务发展”的错误认识,用印申请填写马虎应付、材料缺失,比如用印个数填写错误、用印事项标题和内容填写不完整等问题经常出现。有的单位用印申请人员、审批人员账号都被一人掌握、一手操办。有的印章管理人员法律意识不强、思想觉悟不高,因为银行内部人情关系、领导威权而违规使用印章,出现“人情章”“权威章”。目前,行政印章管理和使用的制度性规定还相对薄弱,对员工违规行为的处罚条例虽然在《中国农业银行员工违规行为处理办法》第二章第二十节有所体现,但对违规情形描述还不够细致,警示性和威慑力还不够。银行内部出于对声誉风险、保密规定的考虑,对相关违规情形讳莫如深,可以借鉴学习的案例不多。

 
三、对策建议
 
(一)规范用印事项,实施清单管理。各级行要立足工作实际,规范内部用印范围,部分事项通过有权人签字审批代替,将行政印章用好、用规范,同时也有利于提升办公效率。进一步细化印章网络审批系统模板,严格规定行政印章涉印范围。着眼于关键领域,加快研究将电子章嵌入C3系统,将业务审批流程与用印申请流程融合起来,形成闭环,杜绝人为操作空间。其他业务条线的印章使用也可以参照,逐步实现印章电子化。此外,出国证明、收入证明、工作证明也要逐笔提交法务审核,对部分英文版证明要提供翻译件后提交法务审核。
 
(二)健全管印体系,强化培训传导。采集系统内外违规用印案例(隐去关键词)编辑成册,教育警示印章管理人员、用印申请人员,形成对行政印章使用的敬畏之心。进一步细化违规用印情形及罚则,通过培训传导让全员令行禁止。各级行要根据印章管理现状,进一步完善管理制度,制定好每个环节的工作细则,并做到权责匹配、权责清晰。对印章管理人员要细化“独立性”规定,规定其可不按行领导指示违规用印。要重点关注信贷合同、对外合同等重点用印事项。通过系统内审批流程、合同签订日期、用印登记台账等核查“未批先用”问题。
 
(三)优化人员配置,加快素质提升。各级行党委要优先选派政治素质(优先考虑中共党员)和业务素质“双过硬”的员工专职从事印章管理工作。分管行长、办公室主任要定期与印章管理人员进行谈心谈话,了解其生活工作情况,进一步明确印章管理纪律。管理行办公室要定期组织印章管理人员进行法务和业务轮训,使他们不仅能做到材料一致性审核,还能兼顾材料真实性、合规性审核。加大后备印章管理人员的培训力度,防止因印章管理人员临时休假或轮岗导致新上岗人员业务不熟的问题。
 
(四)强化科技支撑,提高用印效率。在风险可控的前提下,加快实现用印系统移动、远程、实时操控,摆脱其对内网及内网电脑的依赖。进一步优化用印提交流程,做到类似C3系统一样逐级自动上报审批。加快推进印控仪试点,尽快实现用印和系统记录的一致与同步,杜绝私自加盖行政印章的风险。同时,建议强化顶层设计,进一步增强印章的防伪功能设计,可在农行系统内面向客户建立一个可鉴伪印章的全国性系统,避免“萝卜章”风险事件出现。
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