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路桥施工企业印章管理风险及防控探讨

来源:未知作者:小艾 日期:2020-04-08 浏览:
一、概述
 
印章作为企业公信力的有效凭证,也代表着企业的经营管理意志,其本身具备合法性及权威性等特征。印章管理作为路桥施工企业经营管理中的重要环节,在路桥建设市场的影响下,其管理风险也是日益增高。因此,路桥施工企业的印章管理工作必须要对管理风险进行防控,现阶段,我国相关学界对印章管理的风险防控加大了研究,但大部分的研究还是以探讨为主,在实际的管理过程中还需要与路桥施工企业的实际业务发展情况、机构设置及人力资源等情况进行有效结合。基于此,本文对路桥施工企业印章管理风险进行分析,并对相应的防控措施进行探讨。
 
二、路桥施工企业的印章种类分析
 
根据印章的具体用途,可以将路桥施工企业印章进行类型划分,主要包括以下几种:一是总部行政印章,以路桥施工企业的法定名称为内容;二是法人印章,路桥施工企业法人代表印鉴;三是经济类印章,为路桥施工企业的财务专用印章;四是职能类印章,为职能部门的专用印章;五是项目类印章,包括项目经理部的机构印章及工地试验室印章等。
 
三、路桥施工企业印章管理的难点分析
 
(一)印章数量较多
 
路桥施工企业包括总部部门、其他分部和各个基础饿层级小单位,而且各个单位在管理组织上也大有不同,在业务处理范围上也不一样,所以,作为路桥施工单位而言,印章比较多,管理起来也有一定的分散性,种类也相对复杂。一些大型路桥施工企业,由于承接过的路桥工程项目较多,就导致了印章存量过大。
 
(二)印章使用的频率高、周期长
 
因为路桥施工企业在路桥工程的建设过程中需要涉及到项目投标及工程管理等工作的开展,因此印章的使用频率相对较高,并且随着路桥施工企业的不断发展,印章使用量也会不断增加。路桥工程往往具备较长的工期,在此基础上,印章的使用范围较广,时间也相对较长,但是印章具有自己其独特的性质,使用具有唯一性和公正性,所以在工程建设的各个阶段,都需要用到印章,而异地用印往往会与路桥施工企业的日常用印业务产生影响,在此过程中需要进行有效的统筹与协调。
 
四、路桥施工企业印章管理风险分析
 
(一)印章刻制风险
 
我国《印章治安管理办法》中规定,单位在刻制印章的时候必须通过公安机关批准的单位,同时要进行备案,不备案的印章不具有同等的法律效果,因此上,印章刻制中的审核也是使用风险之一,且如果企业到未经公安机关批准的单位进行印章刻制,印章将不具备法定效力,用印的相关文件及资料也不具备法律保护。
 
(二)印章保管风险
 
印章在保管过程中的风险可以分为三个方面,以下进行分别阐述:一,印章在保管过程中出现损坏、遗失而带来的不良影响。该风险体现在印章保管过程中,印章处于非安全空间,即存放位置不具备安全性,全性,容易遗失或受到损坏,此外,印章在使用过程中印油的选择及外力的影响都会导致印章出现变形、磨损,进而对印章的正常使用产生阻碍。二,印章保管人的风险意识较差,印章的保管是一项动态工作,如果管理人的风险意识差,就会在很大程度上降低印章保管的安全性;三,在路桥工程项目的后期,项目人员会出现频繁的调动,且项目人员也会逐渐减少,在此过程中,印章保管人都是暂时性的,因此他们对于印章管理的重要性认知不够。
 
(三)印章使用风险
 
1.审批风险
 
路桥施工企业印章在使用过程中需要进行审批,通过审批后才能使用印章,但在此过程中,如果印章管理制度不完善或者流程意识不强,就会忽视审批流程的正要性。在印章使用审批的过程中,必须要保持高度的严肃性及准确性,在路桥施工企业中,由于印章使用量较大且较为频繁,因此导致相关审批部门的动作量相对较大,在印章申请使用人提交用印资料后,在审核过程中存在着疏漏的风险。除此之外,由于路桥施工企业人员知识结构存在着较大的差异,导致印章管理人对于银行授信、招投标等相关的用印审批资料内容不够了解,导致无法对用印资料进行有效的审核。
 
2.使用登记
 
印章在使用过程中需要进行登记,进而保证印章使用可以进行追溯,但由于印章使用申请者对于印章管理制度缺乏相应的认识,导致在印章使用登记的过程中存在着登记内容不完善的情况,例如在登记过程中只粗略登记了使用用途,却没有将基础要素进行全面的登记,导致印章使用记录的可追溯性较低。
 
3.使用期限及范围
 
印章在实际使用工程中如果超出了印章的使用界限,该类风险主要在于专用章及部门印章的使用过程中,在印章职能限定以外的文件资料上用印。而印章使用超出使用期限是指在法定时限的效力之外进行文件资料的用印。

路桥施工企业印章管理风险及防控探讨
 
五、路桥施工企业印章管理风险的防控
 
在路桥施工企业的印章管理风险防控中,需要对印章的刻制、保管及使用等领域进行全方位的细节管理。根据路桥施工企业的实际情况来对印章管理制度进行不断的完善,同时要加强印章使用流程的完善,进而实现印章的规范化管理,有效规避印章管理风险。
 
加强印章管理队伍的建设,提高管理人员的责任感及风险意识,使印章管理队伍可以正确认识到印章管理的重要性,进而做到对印章管理风险的防控。
 
提高企业全员的印章使用风险意识,加强对印章管理制度的贯彻与落实,同时,还要加强印章使用审批流程的完善,提高其准确性。
 
具体做法如下:
 
(一)首先建立日常保管制度
 
首先要成立印章管理单位,并且有专人保管,进行授权管理,制定相关的措施和制度。
 
(二)建立岗位法律风险防控体系
 
在选择印章管理人员的过程中,单位需要和印章管理人员签订管理协议和合同,同时要明确法律风险和防范意识,从根本上做好印章的管理工作,防止有人因公徇私,不正常的使用印章作为私用,并且定期进行专项的法律法规的培训工作,使其从根本上意识到印章管理的重要性。
 
(三)建立统一的印章使用台账,制定印章使用申请表
 
申请印章的部门需要仔细审查印刷文件。印刷印章时,印章所有者必须自己印刷,不得代表他人使用印章。
 
(四)强化企业印章管控意识,加大培训及宣传力度
 
首先,我们必须选择一个具有强烈责任感和强烈职业道德的员工管理印章。二是定期关注公司印章管理系统的引入,加强印章管理人员充分认识印章使用的重要性,确保大家遵循公司印章管理办法。第三,因为我们必须警惕非法使用印刷,明确了解滥用,欺诈和伪造印章的严重性,以及个人利益,不违反法律规定。
 
(五)禁止在空白介绍信、空白纸张、空白单据等空白文件上盖公章
 
在特殊情况下,必须获得负责人的批准,并且公章的使用人在“公章使用登记表”中描述文件的数量,并在文件内容实施后重新登记。如果印章管理者因停止使用预先盖章的空白文件或材料,该文件和材料应退回行政部门(或办公室)进行登记。在使用预先雕刻的空白文件和材料的过程中,公章持有人应承担相应的工作责任。
 
(六)企业必须定期检查印章使用情况
 
单位在使用印章的过程中,需要定期不定期的进行检查,检查印章的使用情况,有没有存在违规的行为,如果发现问题,要及时的采取相应的措施,并且做严肃处理。如果委托书以公司印章的形式规定,以控制许可证的大小和许可证的范围,并将权利的范围作为合同的附件发送给相关部门,则必须保留收据记录。为避免授权人向公司承诺的风险,排除了不适合本许可证的内容。强调未使用的印章的认可和使用确认,管理系统的改进,人员的说明,每次使用章请求登记,各种认可文件以及记录的顺利转让,这是必要的。检查时间并定期检查。
 
(七)企业必须及时收缴作废印章
 
如果部门或者单位撤销或者变更,需要及时的将印章回收进行统一处理,交给相关部门进行封存。
 
(八)作废印章的管理
 
由于制度调整,样式变化,人员变动,严重磨损无法使用等原因造成的印章作废,需要部署专门人员控制并严格遵守相关程序。首先,作废印章回收程序具有以下条件:机构被撤销或注销,印章所代表的公司名称或部门名称发生变更,原始印章被损坏或丢失。印章无效后,印章使用者应立即提交档案管理部门进行密封,丢失或被盗的印章在发布后应重新申请。其次,应及时发布无效印章。对于已被确定为无效的印章,应将其报告给主流媒体并通知相关业务单位。三是无效印章应及时处理。按照适用的国家法律法规销毁,以防止发生使用风险。
 
六、结语
 
综上所述,本文对路桥施工企业印章管理风险分为刻制、保管及使用三个方面进行了分析,并提出了相应的风险防控措施,在路桥施工企业的发展的过程,印章管理是极为重要的,因此,对印章管理风险进行防控是保证路桥施工企业稳定发展的重要基础。
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