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基于内部控制的印章管理探微

来源:未知作者:小艾 日期:2020-06-23 浏览:
所谓印章,是一种具有特殊象征意义的标记,其往往代表着某一单位和个人的身份,具备高度权威性特征[1]。一旦一份文书材料加盖单位印章,就标志着其内容取得了单位的认可,在获得相关职权实行的同时,也必须承担相应的责任与义务。由于印章具备上述特性,因此印章管理也成为企事业单位内部控制的重要构成。企事业单位应从内部控制的五方面要素出发,对改善印章管理质量的路径展开探索,进而有效地规范印章管理流程,提升自身内部控制水平,大化实现内部控制对于自身长远可持续发展的重要价值。
 
1,从内部控制的内部环境要素入手改善印章管理质量
 
内部环境是内部控制的一项关键要素,直接影响着印章管理工作的规范性与有效性[2]。从内部环境要素出发看待印章管理,应考察印章管理分工状况,看印章管理工作中是否实现了权责统一、是否建立了完善的印章管理制度、是否形成了规范的印章使用审批流程、是否建立了专门的印章管理机构。企业应着力构建印章规范使用方法,在其中详细规定印章刻制细节、印章保管要求、印章使用审批流程规范、印章回收规范、过期印章销毁规范等细节性内容,重视通过构建这一办法营造良好的内部环境,从而为各项印章管理工作打下良好基础。
 
2,从内部控制的风险评估要素入手改善印章管理质量
 
风险评估在内部控制中发挥着重要作用,企事业单位在展开内部控制时,必须考察各项风险性因素,评估其发生可能性,然后指定针对性预案,进而有效规避风险[3]。对过往印章管理实践进行总结,可以得到印章管理过程中主要存在以下几方面的风险:申请使用印章过程中的风险性因素。印章使用语言表述不明确、随意进行印章使用申请,都会给印章管理造成负面影响,导致印章管理失去有效性。印章使用审批风险。审批人缺乏责任意识,未按照相关规范展开审批,可能引发一系列风险。在此过程中,如果存在应用单位公章随意开具法律文件的行为,还可能使单位面临法律风险。③印章使用管理风险。如果印章滥用、遭到盗用、未能有效构建相关印章管理办法,都可能导致管理风险发生。针对这些风险,企事业单位应加强思想认识,合理评估各项风险发生的可能性,有效对风险类别加以识别,然后指定针对性内部控制措施,切实有效地避免风险发生,有效提高印章管理水平。

 
3,从内部控制的具体活动要素入手改善印章管理质量
 
控制活动要素是内部控制中具实践性的要素,也是内部控制实际运行的手段。如果不能通过控制活动将内部控制的理念与要求落到实处,则内部控制的价值实际上将无法得到充分实现。从控制活动这一要素出发规范印章管理工作,可以将控制活动中的授权审批控制活动、不相容职务分离控制活动及绩效考评控制活动有效地实现内部控制与印章管理活动的深度融合,从而切实达成规避印章使用风险的目的。企事业单位可以通过制订用印登记表,来对印章使用情况进行切实、有效的管理。用印登记表中应包括用印单位、印章使用申请理由、印章使用审批承办人姓名、审批人姓名、印章使用数量、相关管理人员签字等内容,以此实现对于相关信息的有效管理,同时如果出现用印风险,也可以应用这一登记表追究相应责任。企事业单位应重视加强印章管理人员培训工作,注重提升他们的综合工作能力,增强他们的印章使用风险防范意识与责任意识,确保他们严格按照印章管理办法和制度中的相关规定对本单位各类型印章进行有效管理,从而切实推动印章管理水平提升,有效规避风险。如果出现印章遗失或者被盗用的情况,企事业单位应及时更换印章。企事业单位应做好印章回收工作,对印章进行合理分类保管,避免印章管理处于无序状态,切实保证印章管理符合相关标准规范。避免将所有不同类型的印章交由一人集中管理,从而有效防止银行管理风险发生,切实遵循不相容职务分离原则,有效促使权责统一,从而保证工作人员以高度责任意识进行印章管理工。
 
4,从内部控制的信息沟通要素入手改善印章管理质量
 
内部控制工作必须重视加强信息沟通,只有当信息在企事业单位内部实现高效流通时,企事业单位才能真正高效地完成相关管理工作。为此,企事业单位必须着力构建高效的信息沟通机制,重视加快内部信息流通速度、提升内部信息沟通效率,以此便于个性内部控制工作展开。在向员工传达信息的同时,企事业单位也需要调动员工及时对印章管理方面的信息进行反馈,根据他们所反馈的内容,对比预期目标与实践成果,从而有效地对印章管理加以规范,进一步改善内部信息流通状况。企事业单位应着力构建高效信息沟通机制,保证信息能够在企业内部自上而下、自下而上或是同级之间横向高效传递、展开沟通,以此构建出良好的内部控制环境,有效提升内部控制水平。对于员工的合理建议,企事业单位应认真加以采纳,从而进一步完善印章管理工作。
 
5,从内部控制的监督管理要素入手改善印章管理质量
 
通过构建内部控制环节、展开高效风险评估、实践具体控制活动、加深信息传递沟通,企事业单位已经基本构建起印章管理的内部控制框架,因此,记下来企事业单位需要构建监督管理机制,对于以上4方面要素进行高效追踪、监督,并根据考察结果提出相应完善方案,从而确保以上4项内部控制要素始终发挥其积极作用。为此,企事业单位应完善顶层设计,制订印章管理监督制度,设置专门的监督机构对印章管理部门进行有效监督,从而提高风险防范能力。与此同时,企事业单位应对监督信息进行深入分析,发现其中存在的问题,科学把握问题成因,从而提出有针对性的解决策略,有效提升印章管理水平。此外,企事业单位还应明确各项印章管理细节落实责任单位,为印章管理改进措施落实制
订相应计划,明确各个时间点,对管理实效进行全面评估,从而实现对印章管理的全面控制,将印章管理风险发生可能性降到低,切实提升印章管理水平,大化实现印章这一重要象征的内在价值。
 
总而言之,基于印章管理在企事业单位内部控制中的重要价值,企事业单位应积极响应加强内部控制的号召,结合内部控制的5方面要素(内部环境要素、风险评估要素、控制活动要素、信息沟通要素、监督管理要素),对改善印章管理质量的创新路径展开深度思考,力求切实提升印章管理与内部控制水平。为此,企事业单位应加强思想认识,充分理解印章的特征、印章管理在内部控制中的地位,同时注重结合自身实际内部控制情况,积极有效地展开相关探索,构建符合实际内部控制需求的印章管理模式。
 
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